Cinq catégories doivent changer de mains : les documents contractuels, l’historique de l’immeuble, les accès physiques et numériques, les relations avec les fournisseurs, et l’état des dossiers non réglés. Les quatre premières sont généralement prévues; la cinquième est presque toujours oubliée, et c’est celle qui produit les mauvaises surprises. Un transfert complet se prépare comme un inventaire : on coche, on date, on confirme la réception. Ce qui n’est pas coché n’a pas été transféré.
Quels documents contractuels transférer?
Tout ce qui lie le propriétaire à un locataire ou à un tiers doit être remis en version complète. Une copie partielle ne suffit pas.
- Les baux en cours, signés, avec toutes leurs annexes.
- Le règlement de l’immeuble, s’il existe et s’il a été remis aux locataires.
- Les ententes écrites conclues avec un locataire en dehors du bail.
- Les avis transmis dans les douze derniers mois, avec leur preuve d’envoi.
- Les polices d’assurance de l’immeuble et leurs échéances.
Les avis transmis récemment sont souvent oubliés et deviennent essentiels si un dossier est contesté.
Quel historique faut-il fournir?
L’historique évite au nouveau gestionnaire de redécouvrir l’immeuble problème par problème. Deux ans suffisent dans la plupart des cas.
- Les demandes reçues et leur résolution.
- Les interventions réalisées, avec les dates et les entreprises.
- Les factures et les garanties encore valides.
- Les travaux majeurs et leur année.
- Les problèmes récurrents connus.
- Les dates d’entrée des locataires et l’historique des loyers, utile pour la clause G des futurs baux.
La dernière ligne a une conséquence légale directe : le loyer le plus bas payé dans les douze derniers mois doit être indiqué au bail suivant.
Quels accès faut-il remettre?
Les accès physiques et numériques doivent être inventoriés, remis et confirmés. Un accès non listé est un accès qui reste ouvert.
| Type d’accès | À vérifier |
|---|---|
| Clés des logements | Nombre exact par logement, et qui les détient |
| Clés communes | Portes d’entrée, buanderie, rangements, local technique |
| Codes | Portes, systèmes d’alarme, boîtes à clés |
| Accès aux systèmes | Thermostats connectés, caméras des espaces communs, portail de fournisseur |
| Comptes de services | Électricité et services des espaces communs, s’ils sont au nom de l’immeuble |
Profitez du transfert pour vérifier combien de clés existent réellement pour chaque logement. C’est rarement à jour.
Que transférer du côté des fournisseurs?
Transférez les contrats en cours, les coordonnées et l’historique des relations, pas seulement une liste de noms. Un fournisseur qui connaît l’immeuble a une valeur réelle.
- Les contrats en cours : déneigement, entretien paysager, systèmes, ascenseur le cas échéant.
- Les dates d’échéance et de renouvellement de ces contrats.
- Les coordonnées des entrepreneurs habituels, par corps de métier.
- Les particularités connues : qui a installé quoi, quelle entreprise connaît le système de chauffage.
- Les fournisseurs avec lesquels vous ne voulez plus travailler, et pourquoi.
Qu’est-ce qui est le plus souvent oublié?
L’état des dossiers non réglés au moment du transfert. C’est la catégorie qui n’apparaît sur aucune liste standard et qui cause le plus de friction.
Un dossier non réglé peut être une réparation signalée mais non exécutée, un retard de paiement en discussion, une plainte de voisinage en cours, un avis transmis dont la réponse est attendue, ou un logement en avis de départ dont la relocation n’est pas amorcée.
Chacun de ces dossiers a une histoire que le nouveau gestionnaire ignore. Sans transfert explicite, le locataire concerné devra tout réexpliquer — et il en conclura que le changement lui a fait perdre du temps.
À retenir
- Cinq catégories : documents contractuels, historique, accès, fournisseurs, dossiers non réglés.
- Les avis transmis dans les douze derniers mois sont souvent oubliés et deviennent essentiels en cas de contestation.
- L’historique des loyers sert directement à remplir la clause G des baux suivants.
- Un accès non listé est un accès qui reste ouvert : inventoriez clés, codes et comptes.
- Les dossiers non réglés sont la catégorie la plus oubliée et la plus visible pour les locataires.
Questions fréquentes
Sous quelle forme demander la remise des documents?
Une remise numérique classée par logement est la plus utile, accompagnée des originaux papier lorsqu’ils existent. Demandez un accusé de réception listant ce qui a été remis : c’est ce document qui permet de constater plus tard qu’un élément manque.
Faut-il changer les serrures lors d’un changement de gestionnaire?
Ce n’est pas systématique. La question se pose surtout si le nombre de clés en circulation est inconnu ou si la séparation avec l’ancien gestionnaire s’est mal déroulée. Un changement de serrure sur un logement occupé suppose de respecter les règles applicables et de fournir les nouvelles clés au locataire.
Le nouveau gestionnaire doit-il rencontrer les fournisseurs?
Ce n’est pas obligatoire, mais un appel de présentation évite les malentendus sur qui autorise désormais les interventions. C’est particulièrement utile pour les contrats saisonniers comme le déneigement.