Un avis de changement de gestionnaire doit tenir en une page et répondre à quatre questions : qui est le nouveau contact, à partir de quand, ce qui ne change pas, et ce qu’il advient des demandes en cours. Envoyez-le au moins deux semaines avant la date de bascule, par écrit, à tous les locataires. Ce qu’il faut éviter : justifier le changement, promettre une amélioration du service, ou laisser croire que le bail est renégocié. Un avis court et factuel produit moins de questions qu’un avis chaleureux mais vague.
Quand envoyer l’avis?
Deux semaines avant la date de bascule constitue un bon délai : assez tôt pour que l’information circule, assez tard pour qu’elle reste concrète. Un avis envoyé deux mois à l’avance sera oublié.
Si le mode de paiement du loyer change, allongez le délai à un cycle de paiement complet, pour que les locataires qui ont mis en place un paiement automatique aient le temps de le modifier.
Envoyez l’avis par écrit à tous les locataires, y compris ceux avec qui vous communiquez habituellement par texto. Un écrit daté vous protège si un locataire affirme plus tard ne pas avoir été prévenu.
Que doit contenir l’avis?
Quatre informations suffisent, et elles doivent être trouvables en dix secondes de lecture. Tout le reste est superflu.
- Qui. Le nom de l’entreprise qui assure désormais la gestion, et la coordonnée à utiliser pour la joindre.
- Quand. La date exacte à partir de laquelle cette coordonnée s’applique.
- Ce qui ne change pas. Le bail, le loyer, la date d’échéance et les conditions convenues demeurent identiques.
- Les demandes en cours. Si elles sont reprises, dites-le. Si elles doivent être signalées à nouveau, dites-le aussi.
Ajoutez le mode de paiement seulement s’il change réellement. Mentionner un changement qui n’a pas lieu crée de l’inquiétude sans raison.
Qu’est-ce qu’il vaut mieux éviter d’écrire?
Évitez tout ce qui invite le locataire à interpréter le changement plutôt qu’à en prendre note. Trois formulations posent particulièrement problème.
La première : justifier le changement. Expliquer que l’ancien gestionnaire ne donnait pas satisfaction invite chaque locataire à réévaluer sa propre expérience et à sortir de vieux griefs.
La deuxième : promettre une amélioration du service. Une promesse de meilleure réactivité crée une attente que le nouveau gestionnaire devra tenir dès la première semaine, souvent avant même de connaître l’immeuble.
La troisième : toute formulation qui laisse croire que le bail est revu. Des expressions comme « nouvelle entente » ou « mise à jour de votre dossier » sont lues comme l’annonce d’un changement de conditions.
Faut-il un avis différent selon les locataires?
Le même avis pour tous, avec un suivi personnalisé pour les locataires dont un dossier est en cours. C’est la combinaison la plus efficace.
| Situation du locataire | Ce qu’il faut ajouter |
|---|---|
| Aucun dossier en cours | Rien : l’avis général suffit |
| Demande de réparation en attente | L’état du dossier et qui en assure désormais le suivi |
| Entente particulière en cours | La confirmation que l’entente est connue du nouveau gestionnaire |
| Avis de départ déjà donné | La confirmation de la date de départ et des étapes restantes |
| Retard de paiement en discussion | Un contact direct plutôt qu’un avis écrit générique |
Comment le nouveau gestionnaire devrait-il se présenter?
Une courte présentation du nouveau gestionnaire, distincte de l’avis du propriétaire, aide à établir le contact. Elle porte sur le fonctionnement, pas sur l’entreprise.
Ce qui est utile pour un locataire : par quel moyen signaler un problème, quelle information fournir pour que la demande avance, ce qui est considéré comme urgent, et quoi faire en dehors des heures d’ouverture.
Cette dernière information est la plus importante et la plus souvent absente. Un locataire qui découvre à 23 h qu’il ne sait pas quoi faire en cas de dégât d’eau se souviendra de ce moment beaucoup plus longtemps que de l’avis de transition.
À retenir
- Quatre informations suffisent : qui, à partir de quand, ce qui ne change pas, ce qu’il advient des demandes en cours.
- Deux semaines de préavis, ou un cycle de paiement complet si le mode de paiement change.
- Ne justifiez pas le changement et ne promettez pas une amélioration du service.
- Un avis général pour tous, un suivi personnalisé pour les dossiers en cours.
- Dites explicitement quoi faire en dehors des heures d’ouverture.
Questions fréquentes
Faut-il envoyer l’avis par courrier recommandé?
Ce n’est pas nécessaire pour une simple information de transition, contrairement à certains avis prévus par la loi. Ce qui compte, c’est d’avoir une trace de l’envoi et de la date. Un courriel conservé ou une remise en main propre avec accusé fait le travail.
Que faire si un locataire continue de joindre l’ancien gestionnaire?
C’est fréquent pendant les premières semaines. Une courte période de redirection par l’ancien gestionnaire règle la plupart des cas. Un rappel écrit après un mois suffit généralement pour les habitudes plus tenaces.
Doit-on informer aussi les locataires qui quittent bientôt?
Oui. Un locataire en fin de bail a encore des interactions à venir : état des lieux, remise des clés, dernier loyer. Il doit savoir à qui s’adresser pour ces étapes.