Rassemblez quatre blocs d’information : les caractéristiques de l’immeuble, l’état locatif actuel, l’historique des douze derniers mois et la liste de ce que vous souhaitez déléguer. Avec ces quatre blocs, un gestionnaire peut vous faire une proposition adaptée. Sans eux, il ne peut que vous donner une moyenne, que vous devrez ensuite corriger. La préparation prend une heure et fait gagner plusieurs échanges, en plus de rendre les propositions de deux gestionnaires directement comparables.
Quelles informations sur l’immeuble faut-il fournir?
Ce bloc détermine la charge de travail prévisible. Il n’a pas besoin d’être exhaustif, mais il doit être exact.
- L’adresse complète et la ville.
- Le nombre de logements et leur type : 3 ½, 4 ½, 5 ½.
- L’année approximative de construction.
- Le nombre d’étages et la présence ou non d’espaces communs.
- Le stationnement, les garages, les rangements.
- Le mode de chauffage et qui le paie.
- Les travaux importants faits dans les dernières années.
- Les travaux que vous savez devoir faire bientôt.
Les deux dernières lignes ont plus d’effet sur une proposition que toutes les autres réunies.
Quelles informations sur l’état locatif?
Ce bloc indique le niveau de revenu et le degré de stabilité de l’immeuble. Il peut souvent tenir dans un simple tableau.
| Par logement | Ce qu’il faut noter |
|---|---|
| Loyer actuel | Le montant mensuel |
| Fin du bail | La date d’échéance |
| Ancienneté du locataire | Depuis quand il occupe le logement |
| Inclusions | Chauffage, électricité, stationnement, électroménagers |
| Statut | Occupé, vacant, en avis de départ |
Si un logement est vacant ou le deviendra bientôt, mentionnez-le : cela change la nature de la proposition, puisque la mise en location devient immédiate.
Pourquoi l’historique des douze derniers mois compte-t-il?
Parce que c’est la meilleure prévision de l’année à venir. Un gestionnaire qui connaît votre historique fait une proposition réaliste plutôt qu’optimiste.
Trois données suffisent : le nombre de changements de locataire, le nombre approximatif d’interventions d’entrepreneurs, et les problèmes récurrents que vous avez connus — un système de chauffage capricieux, une infiltration, un voisinage difficile.
Cette dernière information est souvent tue par crainte de faire fuir le gestionnaire. C’est une erreur : un problème découvert après la signature crée un déséquilibre dans la relation, alors qu’un problème annoncé fait partie du mandat.
Comment décrire ce que vous voulez déléguer?
Écrivez trois listes courtes : ce que vous voulez arrêter de faire, ce que vous voulez continuer de décider, et ce qui vous inquiète. Ces trois listes valent mieux qu’un long texte.
La première liste oriente le périmètre. La deuxième oriente les seuils de décision et la clause sur la sélection des locataires. La troisième oriente la conversation vers ce qui compte vraiment pour vous — souvent la crainte de perdre le contact avec les locataires, ou celle de découvrir des dépenses après coup.
Un gestionnaire qui répond aux trois listes fait une proposition sur mesure. Un gestionnaire qui ne répond qu’à la première fait un devis.
Quels documents avoir sous la main?
Vous n’avez pas besoin de tout transmettre à cette étape, mais avoir ces documents accessibles accélère la conversation. Ils deviendront nécessaires au moment du mandat.
- Les baux en cours et leurs annexes.
- Le règlement de l’immeuble, s’il en existe un.
- Les factures des interventions récentes.
- Les contrats de fournisseurs en cours : déneigement, entretien, systèmes.
- Les polices d’assurance de l’immeuble.
- Les plans ou certificats de localisation, si vous les avez.
Ne transmettez pas de renseignements personnels de vos locataires avant qu’un mandat soit conclu et que la base de ce partage soit claire.
À retenir
- Quatre blocs suffisent : caractéristiques de l’immeuble, état locatif, historique de douze mois, besoins à déléguer.
- Les travaux récents et ceux à prévoir influencent une proposition plus que toute autre donnée.
- Annoncez les problèmes connus : un problème découvert après la signature déséquilibre la relation.
- Trois listes courtes valent mieux qu’un long texte : arrêter, décider, s’inquiéter.
- Attendez qu’un mandat soit conclu avant de transmettre des renseignements personnels de vos locataires.
Questions fréquentes
Dois-je fournir mes états financiers?
Pas pour une proposition de gestion locative. Le revenu de loyer et l’historique des interventions suffisent. Des états financiers deviennent pertinents seulement si le mandat comprend un volet comptable ou budgétaire.
Est-ce que je dois prévenir mes locataires avant de demander des propositions?
Non. À l’étape des propositions, aucune décision n’est prise. La communication aux locataires se prépare une fois le gestionnaire choisi et la date de transition fixée.
Combien de temps prend une proposition sérieuse?
Cela dépend du gestionnaire et de la complexité de l’immeuble. Ce qui est révélateur, ce n’est pas le délai mais le contenu : une proposition qui reprend vos données et y répond point par point a demandé un vrai travail d’analyse.